Confidentialité

Comment nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels

Nous ne vous demandons que les renseignements qui nous sont nécessaires

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires pour les besoins dont nous vous avons informé. Nos dossiers sont maintenus pour vous fournir des produits et des services financiers et d’assurance que nous croyons susceptibles de répondre à vos besoins, tout au long de votre vie. Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels.

Pourquoi l’information nous est-elle nécessaire?

En général, nous devons recueillir vos renseignements personnels pour pouvoir:

  • comprendre vos besoins,
  • déterminer votre admissibilité,
  • continuer à vous offrir la gamme complète de produits et services qui, selon nous, répondra à vos besoins changeants, ainsi qu’entretenir ces produits et services,
  • satisfaire aux exigences réglementaires ou contractuelles touchant les produits et services qui vous ont été fournis.

Pour nous assurer que vous comprenez bien pourquoi vos renseignements personnels nous sont nécessaires, nous utilisons un langage clair et compréhensible lorsque nous identifions la raison.

Nous demanderons votre consentement

Nous demandons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. Vous pouvez donner votre consentement par écrit ou de façon implicite, y compris verbalement, par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant autorisé.

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions prévues par la loi et par tout contrat pertinent et de préavis raisonnable.

Avant que les renseignements ne soient disponibles à des tiers autres que les mandataires ou fournisseurs de services qui en ont besoin, nous vous informerons, au moment où nous obtiendrons votre consentement ou avant que l’information soit rendue disponible, de l’identité de ces personnes ou organisations, du type de renseignements que nous voulons leur communiquer et de la raison de cette communication.


Nous limiterons la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements

Nous sommes responsables de vos renseignements

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il le faut, y compris pour la mise à jour du produit ou du service ou comme l’exige la loi.

Au moment de la destruction des renseignements personnels, nous prenons les précautions nécessaires afin d’éviter que des personnes non autorisées y aient accès au cours de ce processus.

Nous protégerons vos renseignements personnels

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous possédons, y compris ceux qui ont été communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services tiers pour nous permettre de vous fournir un produit ou service.

Tous les employés, mandataires et fournisseurs de services autorisés de CI Conseil Privé S.E.C. (CICP) sont tenus d’assurer la protection de la confidentialité de vos renseignements personnels.

Comment nous protégeons les renseignements personnels

L’accès à vos renseignements personnels est réservé aux employés, mandataires et fournisseurs de services autorisés de CICP qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions.

Nous avons développé et continuons d’élaborer des procédures de sécurité pour assurer la protection des renseignements personnels contre les risques de vol, de perte, de communication non autorisée, de reproduction, d’utilisation ou de modification non autorisées. Nous appliquons des mesures de protection et des procédures de sécurité qui correspondent au type de document, y compris les dossiers électroniques ou sur papier, des mesures d’organisation y compris les autorisations de sécurité et la limitation de l’accès aux renseignements aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, et des mesures technologiques, telles que les mots de passe et le chiffrement.


Votre droit d’accéder à vos renseignements personnels

Vos droits

Vous avez le droit de demander si nous possédons des renseignements personnels à votre égard et d’accéder à ces renseignements conformément aux dispositions de la loi.

Vous avez le droit de savoir:

  • comment nous obtenons vos renseignements personnels,
  • comment nous utilisons ces renseignements, et
  • à qui ils ont pu être communiqués.
Comment demander une mise à jour ou une correction

Si vous croyez que les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander d’y apporter des modifications.

Si vous démontrez que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires.

Si vous croyez que nous n’avons pas traité votre demande à votre satisfaction, vous pouvez suivre notre processus de résolution de plainte.

Comment déposer une plainte

Vous pouvez déposer une plainte relativement aux renseignements personnels en communiquant avec le responsable des renseignements personnels de CICP. Nous vous expliquerons le processus de dépôt de plainte de CICP et nous examinerons toutes les plaintes. Si la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation, allant même jusqu’à modifier nos politiques et nos pratiques, au besoin. Nous vous informerons également des autres processus de dépôt de plainte qui vous sont accessibles.

Pour obtenir de plus amples renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de CICP, au 416 364-1145, ou par courriel, à privacy@ci.com

Code de CICP régissant la protection des renseignements personnels

Principe 1 – Responsabilité

Tout membre, employé ou mandataire de CICP est responsable des renseignements personnels dont il a la charge et chaque société du groupe doit désigner un ou plusieurs responsables de l’application du présent Code.

Principe 2 – Détermination de l’objet du dossier

L’objet de la collecte des renseignements personnels doit être déterminé au moment où les renseignements sont obtenus ou avant.

Principe 3 – Consentement

Les renseignements personnels ne peuvent être obtenus, utilisés ou divulgués sans que la personne concernée en soit préalablement informée et que son consentement ait été obtenu, à moins de raisons juridiques ou sécuritaires.

Principe 4 – Renseignements pouvant être obtenus

Les renseignements personnels obtenus doivent se limiter à ceux qui sont nécessaires à l’atteinte de l’objet du dossier et ils doivent être obtenus en recourant à des pratiques conformes à la loi et équitables.

Principe 5 – Utilisation, communication et conservation des renseignements

Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés, communiqués ou conservés que dans la poursuite de l’objet pour lequel ils ont été recueillis, à moins que la personne n’ait consenti à ce qu’ils le soient autrement, ou la loi ne le permette ou l’exige.

Principe 6 – Exactitude

Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que l’exige l’objet de leur utilisation, tel qu’il aura été établi.

Principe 7 – Protection des renseignements

Les renseignements personnels seront protégés par des dispositifs appropriés, compte tenu de la délicatesse de l’information.

Principe 8 – Transparence

CICP met à la disposition de ses clients, de ses employés et de ses mandataires des renseignements spécifiques touchant les politiques et procédures en matière de gestion des renseignements personnels.

Principe 9 – Accès aux renseignements

Sur demande, une personne sera informée de l’existence, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et pourra y avoir accès. Les personnes pourront également remettre en question l’exactitude et l’intégralité de ses renseignements et y faire apporter des modifications, s’il y a lieu.

Principe 10 – Traitement des plaintes et des suggestions des clients

Toute personne peut présenter une plainte touchant la conformité aux principes ci-dessus en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse privacy@ci.com.